Leveringsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden

Verslagleggen in de ggz

Algemeen

In deze leveringsvoorwaarden bedoelen we met:

• Opdrachtgever: degene die met het bureau een overeenkomst tot dienstverlening aangaat.
• Bureau: het bureau van de opdrachtnemer, Nicole Baars training en coaching of Eline Janssen Helderheid in communicatie.

De leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en overeenkomsten en de daaruit volgende diensten en werkzaamheden voor het ontwikkelen en uitvoeren van trainingen en coachingstrajecten van het bureau.

Twee bureaus: helderheid over het contact

1. Aan het begin van elk opleidingstraject en in de startdocumenten (offerte en opdrachtbevestiging) wordt duidelijk aangegeven met welke van de twee bureaus u samenwerkt. Als bij een omvangrijke opdracht beide bureaus betrokken zijn, geven we dit voorafgaand aan het uitvoeren van de training of het coachingstraject expliciet aan in de offerte en de opdrachtbevestiging. We maken expliciet wie welke training of welk coachingstraject verzorgt en wie dus aan u na afloop van het traject een factuur stuurt.

Opdrachtuitvoering

2. Het betrekken of inschakelen van eventuele externe partijen bij de opdrachtuitvoering door de opdrachtgever of door het bureau gebeurt uitsluitend in onderling overleg.
3. Offertes van het bureau zijn gebaseerd op een intakegesprek met de opdrachtgever. De opdrachtgever staat ervoor in dat hij of zij in het intakegesprek naar beste weten alle essentiële informatie over de deelnemers, de teksten en de gewenste opzet en uitvoering van de opdracht heeft gegeven.
4. Het bureau verplicht zich tot het leveren van goed werk in overeenstemming met de geldende professionele normen en in overeenstemming met de gegeven informatie en de gemaakte afspraken. Deze verplichting heeft het karakter van een inspanningsverplichting.

Bedenktijd

5. Na de offertefase ontvangt de opdrachtgever een opdrachtbevestiging (contract) waarin alle de belangrijke zakelijke afspraken staan vermeld: het tarief, het aantal dagdelen, het aantal deelnemers, de tijden en de data.
6. Na het tekenen van de opdrachtbevestiging (contract) geldt de wettelijke bedenktijd van 14 dagen. Dit betekent dat de opdrachtgever contract binnen 14 dagen kan ontbinden. Hierover stuurt de opdrachtgever het bureau dan een e-mail of brief. Heeft de opdrachtgever al een betaling hebben gedaan, dan stort het bureau binnen 14 dagen het complete bedrag terug op de rekening van de opdrachtgever.

Geheimhouding en vertrouwelijkheid informatie

7. Het bureau verplicht zich tot geheimhouding van alle gegevens van de opdrachtgever waarvan hij of zij weet of redelijkerwijs kan aannemen dat deze vertrouwelijk zijn. Dat betekent dat de namen van deelnemers in een beveiligde omgeving worden bewaard.
8. Alle teksten, cliëntverslagen en andere informatie die het bureau van de opdrachtgever en de deelnemers ontvangt, worden strikt vertrouwelijk behandeld door het bureau en de medewerkers van het bureau. De teksten, cliëntverslagen en de andere informatie worden alleen gebruikt voor de opdracht en nooit gedeeld met anderen. Deze geheimhouding geldt ook na de beëindiging van de opdracht.
9. In de specifieke context van de trainingen en coachingstrajecten ‘Verslagleggen in de ggz’ betekent dit dat de opdrachtgever de ontvangen cliëntverslagen zorgvuldig geanonimiseerd aanlevert. Er mogen dus geen persoonsgegevens in de cliëntverslagen vermeld staan. Het bureau controleert de anonimisering zorgvuldig (ook in de kop- en voettekst) en waarschuwt de opdrachtgever te allen tijde onmiddellijk als er toch persoonsgegevens blijken te staan in de cliëntverslagen. Blijkt dat de anonimisering niet correct uitgevoerd is door de opdrachtgever, dan vernietigt het bureau het betreffende cliëntverslag onmiddellijk en volledig.
10. De opdrachtgever geeft zonder toestemming van het bureau geen informatie over de aanpak van het bureau aan derden en stelt het trainingsmateriaal niet ter beschikking van andere partijen. Deze geheimhouding geldt ook na beëindiging van de opdracht. Gebruikt de opdrachtgever de materialen om intern een training te verzorgen, dan spreekt de opdrachtgever hierover een vergoeding af met het bureau.

Afspraken over annulering incompanytraining

11. In de opdrachtbevestiging (contract) van een incompanytraining staan de afgesproken uitvoeringsdata vermeld. Heeft de opdrachtgever deze opdrachtbevestiging (contract) ondertekend, dan gelden er annuleringsvoorwaarden.

Is er sprake van ziekte of familieomstandigheden waardoor de incompanytraining moet worden verzet, dan kan de opdrachtgever dit tot 14 dagen voorafgaand aan de start van de training aangeven en samen met de trainer naar een nieuwe datum zoeken. Hieraan zijn geen kosten verbonden.

Ziet de opdrachtgever zich genoodzaakt om korter dan 14 dagen van tevoren te annuleren, dan is deze het gehele bedrag vermeld in de opdrachtbevestiging (contract) verschuldigd. De trainer zoekt bij annulering korter dan 14 dagen voorafgaand aan de start van de training in overleg met de opdrachtgever naar een mogelijkheid om de training op een later tijdstip in te halen. Het inhalen gebeurt dan in het trainings-laagseizoen (de eerste helft van juli, de tweede helft van augustus, de maand december en de eerste helft van januari).

Afspraken over annulering deelname aan open training

12. In de opdrachtbevestiging (contract) die een deelnemer (de opdrachtgever) ontvangt na inschrijving voor een open training, staan de trainingsdata vermeld. Heeft de deelnemer (de opdrachtgever) deze opdrachtbevestiging (contract) ondertekend, dan gelden de volgende annuleringvoorwaarden. Is er sprake van ziekte of familieomstandigheden waardoor de deelnemer niet kan deelnemen aan de open training, dan kan de deelnemer dit tot 14 dagen voorafgaand aan de start van de training aangeven. De deelnemer hoeft dan de kosten voor de open training niet te voldoen.

Ziet de deelnemer (de opdrachtgever) aan de open training zich genoodzaakt om korter dan 14 dagen van tevoren te annuleren, dan is deze het gehele bedrag verschuldigd. De deelnemer (de opdrachtgever) kan dan de training inhalen door deel te nemen aan een volgende georganiseerde groep. Dit aanbod geldt tot twee jaar na annulering van de open training.

Afspraken over annulering coachingstraject

13. In de opdrachtbevestiging (contract) die is verbonden aan een coachingstraject staat aangeven binnen welke periode het coachingstraject moet worden afgerond. Het betreft een uitvoeringsperiode van 3 maanden waarbinnen het coachingstraject plaatsvindt. Heeft de coachee (de opdrachtgever) de opdrachtbevestiging ondertekend, dan gelden de volgende annuleringvoorwaarden.

Is er sprake van ziekte of familieomstandigheden waardoor het coachingstraject moet worden verzet, dan kan de coachee dit tot 14 dagen voorafgaand aan de start van het coachingstraject aangeven en samen met de trainer naar een nieuwe startdatum zoeken en een nieuwe uitvoeringsperiode van 3 maanden bepalen.

Ziet de coachee (opdrachtgever) zich genoodzaakt om korter dan 14 dagen van tevoren te annuleren, dan is deze het gehele bedrag verschuldigd. De trainer zoekt bij annulering korter dan 14 dagen samen met de coachee naar een mogelijkheid om het coachingstraject op een later tijdstip te starten.

Tussentijdse wijziging van de opdracht

14. Wijzigingen van de omstandigheden en/of opdracht van de opdrachtgever, niet nakomen van afspraken of een gebrekkige informatieverstrekking kan leiden tot een wijziging van de planning. In dit geval informeert het bureau de opdrachtgever hierover tijdig.
15. Als een opdracht na het geven van de opdrachtbevestiging gewijzigd wordt, kan er sprake zijn van een aanvullende opdracht. De extra geïnvesteerde tijd brengt het bureau volgens het in de opdrachtbevestiging aangegeven tarief in rekening, na overleg met en toestemming van de opdrachtgever. De aanvullende opdracht zal op verzoek apart geoffreerd worden. Zonder aanvullende offerte gelden de oorspronkelijke voorwaarden.
16. Wanneer als gevolg van gewijzigde omstandigheden bij de opdrachtgever de opdracht wordt gewijzigd of uitgesteld, dan is het bureau niet verplicht de trainingsbijeenkomsten die nog in het verschiet liggen te verzorgen. Het bureau heeft echter wel recht op betaling voor de verrichte arbeid en op een schadevergoeding voor het niet uitgevoerde deel van de opdracht in verband met winstderving.
17. Het bureau voert het gehele opleidingstraject uit. In het geval van overmacht bij het bureau zal het bureau de opdrachtgever daarover direct (laten) informeren en in overleg een voor beide partijen passende oplossing zoeken voor het voortzetten van het opleidingstraject. De opdrachtgever heeft na ontvangst van de melding van overmacht gedurende 14 dagen het recht de gehele opdracht schriftelijk te annuleren. De opdrachtgever is in het geval van overmacht bij het bureau niet verplicht de eventueel al uitgevoerde diensten te vergoeden.

Offerte en kosten

18. Aan een eerste oriënterend gesprek zijn geen kosten verbonden. Stelt de opdrachtgever prijs op een verslag van het gesprek, met een eventueel voorstel voor een vervolgbespreking, dan geldt het gebruikelijke uurtarief.
19. Tenzij anders is overeengekomen zijn alle aanbiedingen, offertes en mondelinge toezeggingen vrijblijvend. De opdracht is pas bindend als de overeenkomst schriftelijk is aangegaan via een opdrachtbevestiging (contract). Elke offerte geldt in principe voor twee maanden.
20. Het tariefjaar van het bureau eindigt op 31 december. Tenzij anders overeengekomen, heeft het bureau het recht de tarieven per die datum te wijzigen. De opdrachtgever wordt schriftelijk van tariefwijzigingen op de hoogte gebracht.

Overmacht en aansprakelijkheid

21. Het bureau is niet aansprakelijk voor de gevolgen van fouten in briefing, het intakegesprek of de materialen die door de opdrachtgever zijn verstrekt.
22. Het bureau is er niet voor aansprakelijk wanneer gemaakte afspraken niet nagekomen kunnen worden door overmacht. Vertraging of wanprestaties van toeleveranciers, vervoersmoeilijkheden en werkstakingen gelden uitdrukkelijk als overmacht.
23. Ziekte en andere arbeidsongeschiktheid ontslaan het bureau van het nakomen van de overeengekomen leveringstermijn of van de leveringsplicht. De opdrachtgever kan op basis hiervan geen recht op vergoeding van kosten en schaden doen gelden.
24. Het bureau stelt de opdrachtgever bij ziekte of arbeidsongeschiktheid onmiddellijk op de hoogte. Zo mogelijk adviseert het bureau de opdrachtgever vrijblijvend bij de keuze van een collega met dezelfde ervaring en expertise, die als vervanger de opdracht kan afmaken. De opdrachtgever kan met deze vervanger een nieuw contract aangaan, maar is hiertoe niet verplicht.

Auteursrecht en ander intellectueel eigendom

25. Digitale presentaties, hand-outs en andere materialen die zijn gebruikt voor uitvoering van een training of een coachingstraject, zijn en blijven eigendom van het bureau. De opdrachtgever mag deze alleen openbaar maken na schriftelijke toestemming van het bureau.
26. Het bureau heeft uiteraard het recht stukken te delen binnen de groep van aangemelde trainingsdeelnemers, voor zover passend binnen het doel van de opdracht. Dit gebeurt tactvol en opbouwend.
27. Voor het verstrekte boek ‘Verslagleggen in de ggz’ geldt het gewone auteursrecht. De opdrachtgever mag deze niet kopiëren.

Betaling van open trainingen, incompanytrainingen en coachingstrajecten

28. Na afloop van het opleidingstraject ontvangt de opdrachtgever een factuur. De betalingstermijn van deze factuur is 30 dagen. Bij langdurige en/of omvangrijke opdrachten kan het bureau met de opdrachtgever afspraken maken over betaling in termijnen. Dit staat dan duidelijk in de opdrachtbevestiging (contract) vermeld. Het factuurbedrag dient altijd in zijn geheel voldaan te worden, zonder aftrek van schuldvergelijking.
29. De opdrachtgever betaalt tijdig als er volgens de opdrachtgever geen sprake is van vermeende of daadwerkelijke wanprestatie. Is dit wel het geval, dan geldt de klachtenregeling. Daarin wordt in overleg overeen gekomen of er sprake zal zijn van betaling. De klachtenregeling is te vinden op de website: verslagleggenindeggz.nl/klachtenregeling.
30. Bij betalingen later dan twee maanden na de factuurdatum kan het bureau wettelijke rente in rekening brengen. Zowel buitengerechtelijke als gerechtelijke incassokosten, gemaakt in verband met te late betalingen, zijn voor rekening van de opdrachtgever.
31. Reclamaties tegen een betaling dienen binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur schriftelijk te worden ingediend. Wanneer de opdrachtgever niet binnen deze termijn reageert, worden de levering en afrekening geacht te zijn goedgekeurd.

Geschillen en toepasselijk recht

32. Geschillen tussen de opdrachtgever en het bureau kunnen worden voorgelegd aan een bevoegde rechter te Groningen.
33. Op de overeenkomst is het Nederlands Recht van toepassing.

Groningen, 1 november 2021